El ejercicio de la abogacía nos sitúa en un escenario de sobrecarga informativa constante. Habitualmente, el flujo de correos, documentos y expedientes que recibimos supera nuestra capacidad de procesamiento manual si pretendemos mantener el rigor que nuestra profesión exige. Por ello, he dedicado un poco de tiempo a lo que considero una inversión necesaria: la creación de un sistema de automatización que gestione el tráfico de datos para que yo pueda centrarme en el análisis jurídico.

En esta ocasión, todo ha sido con la ayuda de Google Gemini.

Se trata de un script desarrollado en Python que integra mis herramientas de trabajo habituales —MailMate, OmniFocus y Hookmark— para reducir el margen de error y eliminar la fricción en la gestión diaria.

Un flujo de trabajo sin fisuras

La meta es clara: que la información no se disperse. El sistema que he implementado realiza un recorrido automatizado que garantiza la trazabilidad total de cada asunto:

  • Análisis y Síntesis mediante IA: No siempre es eficiente leer un hilo interminable de correos para entender qué hay que hacer. El script utiliza la API de OpenAI (GPT-4o) para analizar el contenido y generar, de forma automática, un resumen ejecutivo y un título de tarea claro. Esto me permite, de un solo vistazo en OmniFocus, comprender la naturaleza del encargo.

  • Acuse de Recibo y Atención al Cliente: La inmediatez es un valor al alza. He configurado el script para que, al detectar un mensaje marcado con un flag, envíe automáticamente un acuse de recibo profesional vía SMTP. Esto asegura al remitente que su mensaje ha sido recibido y que ya está integrado en mi sistema de seguimiento, sin que yo tenga que interrumpir mi estudio para redactar una respuesta de cortesía.

  • Gestión Inteligente de Expedientes: Los archivos adjuntos son la columna vertebral de nuestro trabajo. El script identifica los documentos relevantes, descartando elementos superfluos como logos o firmas, y los organiza en carpetas específicas dentro de mi estructura de iCloud Drive.

  • Conectividad Total con Hookmark: El mayor avance en mi flujo de trabajo es la vinculación bidireccional. Mediante AppleScript, el sistema conecta la tarea de OmniFocus con el archivo físico en el Finder. Esto me permite saltar de la tarea al documento, o del documento al correo original, eliminando el tiempo perdido en búsquedas manuales.

Menos gestión, más Derecho

A menudo nos perdemos en tareas de “gestión de la información” que, aunque necesarias, no aportan valor jurídico al cliente. La implementación de este script responde a la necesidad de ser más exigente con mi propio tiempo.

Automatizar el acuse de recibo, el archivado y la creación de tareas no es solo una cuestión de comodidad; es una estrategia para reducir el margen de error. Al delegar en un sistema estructurado la descarga de archivos y la organización de la bandeja de entrada, aseguro que nada quede en el tintero.

En definitiva, se trata de que la tecnología asuma la carga de los procesos rutinarios. Intento así vencer la guerra al correo electrónico (desde aquí escucho sus risas) y asegurar que dispongo de algo más de tiempo de calidad para dedicar a cada asunto, a cada cliente.